Weet u over welke kennis en technologie uw organisatie beschikt en zet u deze wel op de juiste wijze in zodat u het hoogste rendement behaalt? Maakt u efficiënt gebruik van bestaande menskracht en middelen?

Voorzet verzorgt diverse vormen van onderzoek die u helpen bij het in kaart brengen van diepgewortelde knelpunten binnen uw documentverwerkingsprocessen. Bij Voorzet krijgt u dan ook meer dan alleen "weer een advies", "weer een rapport" of "weer een training". Voorzet onderscheidt zich ondermeer door zelf mee te draaien op de werkvloer en de mensen (letterlijk) bij de hand te nemen om zo het beste inzicht te krijgen in de efficiëntie en problematiek van uw organisatie. Met workflow management kunnen wij er bijvoorbeeld voor zorgen dat uw processen integraal gestuurd worden en helpen we u de werkstromen binnen uw organisatie te optimaliseren, zodat u aan uw klanten snellere doorlooptijden kunt garanderen, wat op zijn beurt weer resulteert in een hogere klanttevredenheid.

De problemen kunnen ook meer aan de oppervlakte zitten. Zo printen en faxen veel bedrijven nog op een inefficiënte manier die veel tijd en geld kost. Onbeheersbare printkosten zijn bedrijfskosten die harder oplopen dan u denkt. Heeft u bijvoorbeeld al eens gedacht aan wat al die kleine inkt- en laserprinters kosten die bij veel van uw werknemers op het bureau staan? Of ziet u de hoeveelheid kostbare vierkante-meters aan vloeroppervlakte drastisch afnemen omdat er in de loop der jaren een wildgroei is ontstaan aan printers, copiers en faxen? Naast dat dit ook onnodig veel stroom kost, vergt het ook veel van uw ICT- en/of inkoop-afdeling. Immers, ieder apparaat heeft weer zijn eigen verbruiksmaterialen en onderhoud en dat terwijl veel van deze apparaten vervangen kunnen worden door zogenaamde multi-functionals (alles-in-een systemen). Voorzet kan u, in tegenstelling tot de verkopers van printer/copier fabrikanten, van een echt onafhankelijk advies voorzien omdat zij niet merkgebonden is.

En hoe zit het met uw archief, heeft u al eens goed in kaart gebracht waar alle documenten binnen uw organisatie opgeslagen liggen? En hoe snel vindt u informatie in deze enorme stapels documenten? Een digitaal archief kan het leven van u en uw medewerkers een stuk aangenamer maken. Papier is nog altijd zeer kwetsbaar voor brand en waterschade. Van digitaal opgeslagen documenten kan snel én eenvoudig een duplicaat worden gemaakt, iets dat met een conventioneel statisch, dynamisch of extern archief absoluut niet makkelijk is. Bovendien raken documenten niet langer meer zoek en blijft alle informatie op een centrale (en veilige) plaats bewaard. Dit geldt natuurlijk ook voor digitale documenten zoals e-mail en in- en uitgaande correspondentie die op lokale schijven worden bewaard. Want ook daar ligt een onschatbare bron van informatie.

Kortom, door een gedegen onderzoek te verrichten (een zogenaamd assessment) kan Voorzet u wijzen op de zwakke en sterke punten van de workflow en documentstromen binnen uw organisatie. Ons doel is altijd om uiteindelijk alle hieraan gerelateerde kosten substantieel terug te dringen en ervoor te zorgen dat uw werknemers geen tijd verspillen met het verrichten van overbodige handelingen.

Terug naar boven.

Het werken met input-/output systemen vereist een zekere kennis, net als het optimaal en efficiënt beheren en beheersen van documentstromen. Kennis waarover Voorzet beschikt die wij met veel passie overdragen.

Heeft u bijvoorbeeld al eens gedacht aan een workshop die specifiek is gericht op uw bedrijf en uw core-business? Zo'n workshop helpt u uiteindelijk bij het nog beter aanbieden van nieuwe (en bestaande) producten en diensten aan uw klanten. Ook hierin denkt Voorzet met u mee.

Voorzet levert maatwerk trainingen voor uw organisatie; collectief of individueel. Van klassikaal trainen tot één-op-één sessies waarbij we u of een van uw werknemers (soms bijna letterlijk) even aan de hand nemen om nét dat extra zetje te geven in de juiste richting. Wij geven geen generieke trainingen, maar richten ons op juist die specifieke elementen die van belang zijn voor uw organisatie.

Trainingen van Voorzet kunnen u helpen bij het (beter) inzetten van (PDF) workflow, documentarchivering, grafische- en kantoor toepassingen, input/output management en kleurmanagement, maar ook hoe uw medewerkers moeten omgaan met documenten binnen uw organisatie. Voorzet ontwikkelt, na een gedegen vooronderzoek, trainingen die gericht zijn op doelmatig en efficiënt werken met de middelen waarover uw organisatie reeds beschikt.

Terug naar boven.

Steeds meer informatie bereikt uw organisatie via digitale weg. Als u daar efficiënt mee weet om te springen, creëert u toegevoegde waarde voor uw bedrijfsvoering.

Zo ontlast u bijvoorbeeld personeel, versnelt u processen en behaalt u voordeel ten opzichte van de concurrent. Voorzet geeft op dit vlak een deskundig en merk-onafhankelijk advies. Het succes van uw organisatie wordt namelijk voor een belangrijk deel bepaald door technologische voorsprong en het samenspel van mensen, methodes en middelen. Voorzet helpt u door kritisch te kijken naar deze synergie en adviseert u over hoe u op praktische wijze, gericht op resultaat, meer uit uw organisatie kunt halen.

Een wildgroei van output en outputfaciliteiten (zowel kleur als zwart/wit) kan uitmonden in een enorme overschrijding van kosten en budgetten. Nog nooit is de groei van papieren documenten zo groot geweest als de afgelopen paar jaren. Om te voorkomen dat zoiets ook binnen uw organisatie gebeurt, of om ervoor te zorgen dat zo'n wildgroei binnen uw organisatie niet verder uit de hand loopt, kan Voorzet u met behulp van een gedegen advies. Wist u bijvoorbeeld dat u alleen al door het centraliseren van printopdrachten tien- tot honderduizenden euro's kan besparen op jaarbasis op service contracten, ICT kosten, onderhoud en verbruiksmaterialen.

Ook tenderbegeleiding, ofwel het begeleiden bij aanbestedingen, is een vak apart. Net als het in kaart brengen van behoeften en knelpunten in documentstromen en printoplossingen bij (semi)overheidsinstanties. Voorzet levert specialistische ondersteuning voor dergelijke trajecten. De meeste tenderbureaus zijn namelijk niet in staat om, veelal door gebrek aan kennis, een marktconform pakket van eisen vast te leggen in het aanbestedingsdocument (het zogeheten bestek). Een goed bestek is cruciaal. De toeleveranciers en andere uitvoerende partijen gaan op basis hiervan namelijk hun verplichtingen aan. Het is dan ook van doorslaggevend belang dat de opdrachtgever ervoor zorgt dat dit document aan alle kanten klopt en een goede vertaling is van het programma van eisen. Voorzet kan u helpen bij voorkomen van problemen in het aanbestedingstraject. Immers, in deze fase gemaakte fouten zijn later lastig te herstellen.

Terug naar boven.